👥 تعيين المحادثات للموظفين أو الفرق في أزير
📹 ملخص الفيديو
يوضح هذا الفيديو بالخطوات كيفية تعيين محادثة واردة في منصة أزير، سواء لموظف محدد، أو لفريق عمل كامل، أو لنفسك، لضمان توزيع المهام ومتابعة العملاء بفاعلية.
لماذا يجب تعيين المحادثات؟
لضمان عدم ضياع أي رسالة، وتحديد المسؤولية بوضوح، مما يمنع تداخل الردود بين الموظفين ويحسن سرعة الاستجابة.
تعيين المحادثات في منصة أزير (Azeer) يساعدك على توزيع المهام بين أعضاء الفريق بشكل منظم، ويضمن أن كل محادثة يتم التعامل معها من الشخص المناسب.
1. ما هو تعيين المحادثة؟
هو عملية إسناد محادثة واردة أو جارية إلى موظف محدد أو إلى فريق عمل كامل.
بمجرد التعيين، يصبح هذا الشخص أو الفريق مسؤولًا عن متابعة المحادثة والرد على العميل حتى يتم إغلاقها.
ℹ️ معلومة
المحادثات غير المعينة تظهر لجميع المشرفين، مما قد يسبب فوضى. التعيين الفوري يضمن وضوح المسؤوليات.
2. كيفية تعيين المحادثة
الخطوة 1: فتح المحادثة
ادخل إلى المحادثة التي ترغب في تعيينها.
الخطوة 2: اختيار الموظف أو الفريق
اضغط على قائمة التعيين، وسيظهر أمامك شريط للبحث عن موظف أو فريق.
الخطوة 3: تحديد الخيار المناسب
- تعيين لموظف محدد: تكليف عضو فريق بعينه.
- تعيين لفريق كامل: مثل قسم الدعم الفني أو المبيعات.
- تعيين لنفسي (Assign to me): إذا كنت ستتابع المحادثة بنفسك.
💡 نصيحة
استخدم خيار "تعيين لنفسي" (Assign to me) عندما تجد محادثة يمكنك حلها بسرعة، فهذا يخبر باقي الفريق أنك توليت المسؤولية.
3. مميزات تعيين المحادثات
- تنظيم أفضل: يوضح من المسؤول عن كل محادثة.
- تجنب التداخل: يمنع وجود أكثر من موظف يرد على نفس العميل.
- متابعة الأداء: يسهل على المشرف قياس إنتاجية كل موظف أو فريق.
4. نصائح عملية
- وزّع المحادثات الجديدة بالتساوي لتقليل الضغط على الأعضاء.
- استخدم خيار الفريق مع الأقسام المتخصصة مثل الدعم الفني أو المبيعات.
- أعد التعيين إذا كان العميل بحاجة إلى متابعة من قسم آخر.
✅ نصيحة تطبيقية
راجع تبويب "غير معينة" بشكل دوري (كل ساعة مثلاً) وتأكد من توزيع كل المحادثات لضمان عدم إهمال أي عميل.
✨ الخلاصة
ميزة تعيين المحادثات في أزير تضمن أن كل محادثة تصل إلى الشخص أو الفريق المناسب بسرعة ووضوح.
هذا يساعد على تحسين تجربة العملاء، وتوزيع العمل بفاعلية، ومتابعة الأداء بشكل دقيق.
❓ الأسئلة المتكررة
1. هل يمكن تغيير التعيين بعد تحديد الموظف أو الفريق؟
نعم، يمكنك إعادة التعيين في أي وقت إذا تطلب الأمر.
2. ماذا يحدث لو لم يتم تعيين المحادثة؟
ستظل المحادثة غير معيّنة، وقد يؤدي ذلك إلى تأخير الرد على العميل.
3. هل يمكن لموظفين متعددين متابعة محادثة واحدة؟
إذا عُيّنت المحادثة لفريق، يستطيع أي عضو من الفريق متابعتها. أما عند تعيينها لموظف واحد، فهو المسؤول المباشر عنها.
4. هل يؤثر التعيين على سجل المحادثة؟
لا، التعيين لا يغير محتوى المحادثة، بل فقط يحدد من المسؤول عنها.
5. هل يمكن للمشرف متابعة جميع المحادثات المعينة؟
نعم، المشرف لديه صلاحية الاطلاع على المحادثات المعيّنة لأي موظف أو فريق.